3条谷歌、苹果都在用的时间管理方法,让你的8小时≥别人的24小时

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方 法

别弄错了时间管理的目标

它是让你更闲

不是让你更忙

 

作为一名行动派,以及专注于自我管理方面的人,我了解了不少关于时间管理、提升效率方面的知识。

这些方法有二八法则、划分优先级、适时拒绝、委派任务、精力管理等等,所以在我翻开《高效15法则》的时候,我就想,不知道这里面会不会有新的、我还没接触到的时间管理方法,也算是幸运,我还真的发现了3条较为新颖的时间管理方法。

 

《高效15法则》是作者凯文·克鲁斯访问了全美有代表性的各界成功人士而总结出的15条时间管理法则和高效工作习惯。

而他这么做的原因是因为,他曾经按照传统的时间管理方法,给自己制定了满满的待办清单,每天能多达70个,事情多到不得不延长工作时间才能完成。

我看到这里,心里的OS是,作者刚开始好像弄错了时间管理的意义。因为时间管理从来不是为了做更多的事情,而是用更好的节奏去完成事情。而且,制定的待办清单也不符合待办清单的意义。

后来,凯文·克鲁斯通过访谈,实践新的时间管理方法,发现生活确实有了很大的改变,工作和生活得到了平衡,还能兼顾自我提升和休闲放松。

 

一、不再写待办清单了

 

当我看到这一条的时候,很惊讶。因为我个人就是待办清单的受益者,每天晚上写隔天的清单,完成后满怀成就感地把事项删去,给我的感觉还是挺好的。

作者不提倡用待办清单,因为他认为待办清单没有一个确切的时间。

后来他发现,大多数成功人士也不会用单纯的待办清单,而是用一个井井有条的日历表。也就是把你的任务安排在时间表上,好比9:00-10:00,开碰头会之类的。

这样会让你的待办事项更有指向性。例如你很重视身体健康,而且也决定通过每天运动30分钟来实现你的目标,那么你可以每天安排一个时间段来完成它,而不是干巴巴地写着“每天运动30分钟”。

作者认为,这一简单的行为会解放你的大脑、减轻压力,同时增强认知表现。

在安排日历表的时候,有几个需要注意的地方。

首先,重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候。

因为计划总是赶不上变化,当有事项冲突的时候,我们就可以把重要的事情往后延。

如果一开始就把重要的事情安排在晚上,晚上一有冲突事项,那么这件重要的事情今天就完不成了。

其次,要像对待你和医生的约定一样对待你的时间表。

你不得不承认,人们有时太看轻对自己的承诺了。

比如你定于晚上8点参加一场线下自我提升活动,在下午的时候,朋友约你晚上聚会,你很可能就会答应他,然后推掉了8点的活动。

可是,如果你当时是和医生有一个预约,你还会答应把预设的时间段给别人吗?自然不会。

所以,你应当自动拒绝那些不在你规划内的请求,对那些和日程相冲突的事情,你应该把它安排在尚未规划的时间之外。

第三点,就是你要在日程表内安排缓冲时间,也就是在日程表里安排“什么都不做”这一事项的时间。

这么做有两个好处,一是你有一定的休息时间,不会觉得自己一整天都在连轴转;

二是如果有其它事件冲突,或是有紧急事件需要加入你当天的日程表,你还有缓冲时间得以安排,不至于手忙脚乱。

 

二、用「321-0」法来掌控你的邮箱和微信

 

在工作中,邮件经常会占用我们一定的时间,在生活中,微信会占用我们大量的时间。

更雪上加霜的是,邮箱和微信占用的时间总是看起来不经意,实际上会悄悄偷走大量的时间。

为了把这些时间夺回来,你需要做好以下三件事:

第一,关闭所有的邮件、微信消息提醒。

消息提醒会干扰你的注意力,我们要保证有大块时间完成重要工作,千万不要被一会儿一个的消息提醒打乱了思路。

第二,每天只检查三次邮件和微信,使用“321-0”方法。

书中说,你可以每天安排三次(早中晚)时间来集中处理邮件和微信,每次设定一个21分钟的闹钟,试着在21分钟内处理未读的邮件和微信消息。

你可以把这当成是一个游戏。虽然基本上21分钟是不够的,但这会让你更加集中地处理信息。

第三,马上实行“4个D”原则。

每当你打开邮件或微信的时候,你应该准备好处理它(Do)、委派它(Delegate)、推迟它(Defer)或是删除它(Delete)。

总之你必须要对这个信息做出处理,点开一次没做任何处理,下次再点开,你又要再读一遍,耗费了多读一遍的时间,真的十分不划算。

 

三、可以设定主题日

 

主题日是指,根据需要规定每天的主题。

例如把周一定于“网络探讨会日”,那么这一天就是安排召开各种研讨会;把周六定于“自我反省、处理反馈”,那么这一天就主要做自我反省、处理反馈的事。

作者建议,你可以一周中每天都创造一个主题。每天都有主题会让我们更容易安排计划,更近工作流程。

一个主题留出一整天的时间,能让我们有更多空间去完成工作,而把工作“先放一边”,明天再做的情况就比较少发生了。

以上就是3条比较新颖的时间管理方法,希望对你会有所启发。

当然,方法只是方法,只有去做了,它才有意义。所以,赶快实践起来,毕竟,实践才能出真知。

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